Die E-Rechnungspflicht kommt

Was KMU jetzt wissen müssen

Ab Januar 2025 gilt die Regelung zur verpflichtenden Nutzung einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung) – zumindest für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen Business-to-Business (B2B). Die Umstellung wird in mehreren Schritten bis 2028 erfolgen. Die Einführung ist ein bedeutender Schritt hin zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr und bedeutet für KMU die Chance, von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung zu profitieren. Mit einer schrittweisen Implementierung und mit Hilfe der Unterstützung durch Verbände können KMU diese Herausforderung meistern und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern.

Was ist eine E-Rechnung?

Die Pflicht zur E-Rechnung ist ein Bestandteil des Wachstumschancengesetzes, welches Ende März 2024 von der Bundesregierung beschlossen wurde. Hier gibt der Gesetzgeber vor: „Eine E-Rechnung (…) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird“. Einfach ausgedrückt handelt es sich um digitale Rechnungen, die in standardisierten Formaten wie XML oder XRechnung übermittelt werden, was eine automatische und elektronische Verarbeitung erlaubt. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Anforderungen nicht.

Was ist zu beachten?

KMU müssen nach der neuen Regelung ihre bisherigen Rechnungsprozesse an die neuen gesetzlichen Anforderungen anpassen. KMU-Betreiber*innen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Dies könnte die Anschaffung neuer Software oder die Anpassung bestehender Systeme erfordern. Zusätzlich müssen die zuständigen Mitarbeitenden mit dem Umgang der neuen Technologie geschult werden.

Perspektiven für KMU

Durch E-Rechnungen können Effizienzgewinne erzielt und Fehler bei der Bearbeitung reduziert werden. Dennoch bringt die verpflichtende Einführung der E-Rechnung für KMU einige Herausforderungen mit sich: Der richtige Software-Dienstleister muss gefunden und das zuständige Personal geschult werden.

Bei den aufkommenden Unklarheiten sind Sie aber nicht allein. Nutzen Sie die bestehenden lokalen Netzwerke Ihrer regionalen Wirtschaftsverbände. Diese kennen die Sorgen der KMU-Bertreibenden und können bei konkreten praktischen Fragen weiterhelfen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, frühzeitig bei der lokalen Förderbank nach bestehenden Förderprogrammen nachzusehen, um aus finanzieller Hinsicht bestmöglich aufgestellt zu sein.

Es bleibt jedoch noch etwas Zeit, denn zum Start der E-Rechnung am 01. Januar 2025 ist vorerst nur der Empfang einer E-Rechnung verpflichtend. Noch bis Ende 2027 können Unternehmen weiterhin Rechnungen in Papierform ausstellen, wenn ihr Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt. Dies schafft Zeit, Erfahrungen zu sammeln und notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Die Umstellung beim Rechnungsaustausch bietet die Chance, die Digitalisierung Ihres Unternehmens richtig anzupacken.

Nutzen Sie dafür gerne unsere Handreichung um sich über die verschiedenen Fördermöglichkeiten zu informieren.

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